Database terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Database terdiri dari dua penggalan kata yaitu data dan base, yang artinya berbasiskan pada data, tetapi secara konseptual, database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data-data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. Sebuah informasi yang berdiri sendiri tidaklah dikatakan database Contohnya : data mahasiswa, data dosen, dll. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen, data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar. Berikut ini terminology atau istilah yang dipergunakan dalam Database :
· Database: Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
· Data: fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
· Tabel : Tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record
· Field : disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.
· Record : disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom/field.
Banyak sekali contoh database yang ada disekeliling anda, yang tanpa disadari ternyata anda telah menggunakan manfaat dari database itu sendiri, misalnya : ATM tempat anda mengambil dan transfer uang yang dapat dilakukan dimana saja, membayar rekening telpon atau PDAM yang dapat dilakukan di berbagai tempat, registrasi akademik di kampus dan lain sebagainya. Semua itu telah dibuat secara database.
Di bawah ini merupakan contoh database sederhana
Penjualan Online (Web)
Penjualan Tunai (Dekstop Aplikasi)
Database Management Sistem (DBMS)
Database Management Sistem atau disingkat DBMS adalah perangkat lunak (Software) yang berfungsi untuk mengelola database, mulai dari membuat database itu sendiri, sampai dengan proses-proses yang berlaku dalam database tersebut, baik berupa entry, edit, hapus, query terhadap data, membuat laporan dan lain sebagainya secara efektif dan efisien. Salah satu jenis DBMS yang sangat terkenal saat ini adalah Relational DBMS (RDBMS), yang merepresentasikan data dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan. Sebuah tabel disusun dalam bentuk baris (record) dan kolom (field). Banyak sekali berkembang perangkat lunak RDBMS ini, misalnya MySQL, Oracle, Sybase, dBase, MS. SQL, Microsoft Access (MS. Access) dan lain-lain.
Ada tiga kelompok perintah yang digunakan dalam mengelola dan mengorganisasikan data dalam RDBMS, yaitu :
1) Data Definition Language
Merupakan perintah-perintah yang digunakan oleh seorang Database Administrator untuk mendefinisikan struktur dari database, baik membuat tabel baru, menentukan struktur penyimpanan tabel, model relasi antar tabel, validasi data, dan lain sebagainya.
2) Data Manipulation Language (DML)
Perintah-perintah yang digunakan untuk memanipulasi dan mengambil data pada
suatu database. Manipulasi yang dapat dilakukan terhadap data adalah :
· Penambahan data
· Penyisipan data
· Penghapusan data
· Pengubahan data
DML merupakan bahasa yang memudahkan pengguna dalam mengakses
database. Ada dua jenis DML :
a. Prosedural, mengharuskan pengguna untuk menentukan spesifikasi data apa yang dibutuhkan dan bagaimana cara mendapatkannya. Contoh paket bahasanya adalah dBase III, FoxBase, FoxPro.
b. b. Non Prosedural, pengguna hanya menentukan data apa yang dibutuhkan tanpa harus tahu bagaimana cara mendapatkannya. Contoh paket bahasanya \diberi nama Structural Query Language (SQL).
b.
3) Data Control Language
Gambaran Database dan Penerapannya.
Misalnya dalam dunia pendidikan atau lingkungan akademis pada umumnya, sering
anda menjumpai pertanyaan-pertanyaan seperti berikut :
• Berapa jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah psikologi abnormal?
• Berapa mahasiswa yang aktif pada semester ini ?
• Berapa jumlah mahasiswa yang berjenis kelamin laki-laki dan yang berjenis kelamin perempuan ?
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, bila dalam pengelolaan sistem informasi akademik telah menggunakan sistem database. Tapi akan sangat membosankan dan memakan waktu yang lama jika masih dikelola secara manual.Ini merupakan contoh kecil yang dihadapi dalam dunia akademis, tentu hal ini juga akan dihadapi dalam bidang kerja yang lain dengan format dan model yang lain pula.
Kekurangan dan kelemahan Pengelolaan Data Manual
Secara umum pengelolaan data secara manual hanya cocok untuk mengelola data
dalam jumlah kecil dan informasi yang diharapkan terhadap data tersebut bersifat
monoton dan tidak banyak berulang. Kelemahan yang terdapat dalam pengelolaan data
secara manual adalah :
a) Duplikasi data
Duplikasi data terjadi karena masing-masing bagian mengelola data secara sendiri-sendiri. Sehingga data yang sama tersimpan pada berbagai tempat. Misalnya : Bagian kemahasiswaan telah menyimpan dan mengelola data mahasiswa untuk kepentingannya, tapi di bagian jurusan juga menyimpan dan mengelola data mahasiswa sesuai dengan kepentingannya juga.
b) Terbatasnya berbagi data
Hal inilah yang menyebabkan terjadi duplikasi data, karena antara satu bagian dengan bagian lainnya tidak saling berhubungan atau berdiri sendiri.
c) Ketidakonsistennya data
Ketidakkonsistennya data terjadi karena terjadipenyimpanan dan pengelolaan data yang sama di berbagai tempat. Misalnya : Si Dodi adalah mahasiswa jurusan manajemen, pada semester 3 Dodi pindah ke jurusan akuntansi.kemahasiswaan telah mencatat dan menyimpan data Dodi sebagai mahasiswa jurusan akuntansi. Tapi di bagian jurusan manajemen, karena tidak adanya informasi, maka si Dodi tetap tercatat sebagai mahasiswa jurusan manajemen. Tentu hal seperti ini akan berakibat fatal.
d) Kurangnya integritas data
Karena adanya ketidakkonsistenan data mengakibatkan kurangnya Integritas
terhadap data. Integritas menyangkut dalam hal kevalidan data.
e) Kesulitan dalam mendapatkan informasi
Misalnya pada suatu saat, kepala akademik menginginkan data mahasiswa
dengan IPK diatas 3.00. Maka tentu hal ini akan menghabiskan waktu yang
lama untuk memprosesnya, apalagi kalau jumlah data yang diolah sudah mencapai lebih dari ribuan record.
Kelebihan menggunakan database
f) Duplikasi data dapat diminimalkan.
Duplikasi data dapat diminimalkan, dan biasanya data yang duplikat tersebut
merupakan field kunci. Hal ini memang tidak bisa di hindari, karena field kunci
ini digunakan nantinya sebagai key untuk hubungan antar tabel dan
menyangkut integritas serta independensi data.
g) Integritas data tinggi
Tingkat kevalidan data tinggi, karena data yang sama saling berelasi, sehingga
apabila ada perubahan pada suatu data, maka data yang sama difile yang lain
otomatis juga berubah.
h) Independensi data
Tingkat ketergantungan data sangat tinggi, dimana anda tidak bisa melakukan
perubahan terhadap suatu data, jika data tersebut sedang dipakai oleh file lain.
Misalnya ; Anda tidak dapat menghapus data matakuliah tertentu pada file
matakuliah, kalau matakuliah tersebut sedang diambil oleh mahasiswa pada file
KRS misalnya.
Database Manager
Adalah satu modul program yang menyediakan antar muka (interface)
antara penyimpanan data tingkat rendah dalam database dengan program
aplikasi dan query yang diajukan ke sistem database.
4. Database Administrator (DBA)
Adalah orang yang mempunyai kekuasaan sebagai pusat pengontrol terhadap seluruh sistem ,baik data maupun program yang mengakses data. Fungsi seorang database administrator adalah :
· Mendefinisikan pola struktur database
· Mendefiniskan struktur penyimpanan dan metode akses
· Mampu memodifikasi pola dan organisasi fisik.
· Memberikan kekuasaan pada user untuk mengakses data.
· Menspesifikasikan keharusan/paksaan integritas data.
5. Database User
Pemakai database berdasarkan cara mereka berinteraksi terhadap sistem
di bagi atas :
a. Programer Aplikasi (PA)
Adalah seorang profesional komputer yang berinteraksi terhadap sistem database dengan menulis program dan menggunakan Data Manipulation Language (DML) yang dibuat dengan bahasa pemrograman, seperti bahasa C, Pascal, Cobol, dan lain-lain. Program-program yang dibuatnya disebut dengan program aplikasi.
b. User Mahir (Casual User)
Adalah pemakai yang berinteraksi dengan sistem database menggunakan fasilitas query yang telah disediakan oleh DBMS dan telah mahir menggunakannya.
c. User Umum (Naive User)
Adalah pemakai yang tidak berpengalaman, berinteraksi dengan sistem database tanpa menulis program dan query, tapi hanya menjalankan program-program aplikasi yang telah dibuat oleh programer aplikasi.
Dibawah ini merupakan contoh data base untuk keperluan administrasi mahasiswa :
Sumber :
http://lecturer.eepis-its.edu/~tessy/lecturenotes/db1/Bab1.pdf
